文書(ヒヤリハット報告書など)の書き方。

栄養士の仕事をしていると、ヒヤリハット報告書や新メニュー提案の報告書など様々な文書を書く機会があると思います。

しかし、どのように書いたらよいか分からず悩んでいる方も多いと思います。

今回はそんな書類の書き方について一緒に勉強していきましょう。

「栄養士の仕事って色々な文書を書くことが多いですよね。でも、どうしたらわかりやすい文書が書けるのかよく分かりません。」

「分かりやすい文書を書くには3つのポイントがあります。そのポイントを押さえて書いていけば大丈夫ですよ。」

ところでヒヤリハット報告書とは?

「”ヒヤリハット”とは、重大な事故や災害にはならなかったものの、直結していてもおかしくない1歩手前の事例のことです。」

例えば「髪の毛やビニール片などの異物を提供前に発見した。」などがそれに当たりますね。

現場によっては違う名前で文書を作成しているところもあるかもしれません。

次に同じことが起こらないようにするためにも、ヒヤリハット報告書を作成することは大切です。

また、ただ単に作成するだけでなく、その報告書を従業員の皆さんに読んで頂き、事故予防意識を高めていただくことに大きな意味があります。

そのためにも誰が読んでも分かりやすい報告書を作成する必要があります。

「それでは3つのポイントをみていきましょう。」

① 5W1Hを押さえる。

「文書を作成する前に5W1Hを押さえておきましょう。」

5W1Hとは、「いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」という要素をまとめた情報を伝えるためのポイントです。

文書にこの5W1Hがなければ「いつ」「どこで」「だれが」「なにを」「なぜ」「どのように」したのかということがあいまいになり、内容のよく分からない文書になってしまいます。

文書を作成するときには必ずこの5W1Hが何かということを考えておきましょう。

「では、ヒヤリハットの事例を出して報告書を実際に作っていきましょう。」

【ヒヤリハット事例】

パートの佐藤さんが食堂営業時間中に日替わりA定食のメインのとんかつの上に髪の毛が落ちているのを発見した。お客様に提供する直前に気が付いたので、大事には至らなかった。

「この事例でのいつ(When)はこの事例が起こった日付・時間です。すなわち佐藤さんが髪の毛を発見した時間ですね。仮に20××年▲月△日午前11時30分頃としておきましょう。」

「では次に考えるのはどこで(Where)ですね。これは○○食堂の厨房内でということになりますね。」

「そうですね。そしてだれが(Who)はパートの佐藤さん。なにを(What)は、とんかつの上の髪の毛。どのように(How)は、提供前に発見した。となります。」

「先生、なぜ(Why)はどうなるのですか?」

「なぜ(Why)はなぜこのヒヤリハット事例がおきてしまったのか。考えられる原因になります。たとえばこの事例ですと、ローラー掛けの徹底がされていなかった。ということが考えられますね。」

「では、この事例の5W1Hをまとめるとこうなります。事例の内容が分かりやすいように最後の”どのように(How)”と”なぜ(Why)”の順番を逆にしてあります。いつ(When)・・・20××年▲月△日午前11時30分頃。どこで(Where)・・・○○食堂の厨房内。だれが(Who)・・・パートの佐藤さん。なにを(What)・・・とんかつの上の髪の毛。どのように(How)・・・提供前に発見した。なぜ(Why)・・・ローラー掛けの徹底がされていなかった。」

② 改善策を具体的に考える。

「ヒヤリハット報告書を作成する目的の1つに同じ事例を二度と起こさないようにする。ということがあります。そのためには、なぜ(Why)の部分をもっと掘り下げて考える必要があります。」

今回の事例でのなぜ(Why)・・・ローラー掛けの徹底がされていなかった。

という部分をもっと掘り下げて考えてみましょう。ローラー掛けの徹底がされていなかったのであれば、どうしたら徹底されるでしょうか?

例えば自分一人でローラーをかけるのではなく、かけもれを防ぐために相互ローラー掛けを徹底する。

今まで厨房内に入るときだけかけていたローラー掛けを1時間に1回担当者がかけて回る。などという改善策を考えることができると思います。

具体的な改善策を示して二度と同じような事例が起こらないようにしましょう。

「では、以上の点を踏まえて報告書を作成してみましょう。」

ヒヤリハット報告書

20××年▲月△日午前11時30分頃、○○食堂の厨房内でパートの佐藤が日替わりA定食を提供していた。

メインのとんかつを提供する際に髪の毛が落ちているのを発見した。

幸いにもお客様への提供前に気づいたので、大事には至らなかった。

髪の毛がとんかつの上に落ちていた理由として、相互ローラーかけの徹底がされていなかったことが考えられる。

今後、このような事を起こさない為に次の2点について徹底することにした。

  1. 今まで一人でローラー掛けをしていたが、かけもれやかけ忘れを防ぐため必ず相互ローラー掛けをする。
  2. 厨房内に入るときだけローラー掛けをしていたが、1時間に1回栄養士がローラー掛けをする。

③ 自分の感情を書かない。

「上記の報告書では訂正するべき箇所が一つあります。それは4行目の”幸いにも”という一言です。」

報告書には自分の感情を書かないようにしましょう。

報告書はあくまでも”報告”をするための文書なので、そこに自分の感情を書く必要はありません。また、自分の感情を書いてしまうとダラダラと長く分かりにくい文書になってしまいます。

ポイントを押さえた分かりやすい報告書を書くように注意しましょう。

「報告書を書くポイント3つは分かりましたか?」

「はい。これからはこのポイントを押さえて分かりやすい報告書を書くように努力します。」

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